Учимся планировать ресурсы команды: FFF, T&M и другие методологии

Fixed Price — для небольших проектов и задач с чётким пониманием результата

В FP сроки, бюджет и объём работ чётко фиксируют: «Мы сделаем этот сервис 100% рабочим за 3 недели, и потратим на это Х часов команды».

До старта менеджер прописывает подробное техническое задание. Это отнимает время и заставляет принимать важные решения при дефиците информации. Любые правки, запросы на дополнительные функции, не входящие в ТЗ, мешают создать результат вовремя. К примеру, если завтра потребуется кроме приложения для iOS создать еще и приложение для Android, это сразу отодвинет срок на несколько недель — и ничего с этим не поделать.

В FP все стараются минимизировать риски. Заказчик — максимально подробным ТЗ, исполнитель — увеличивая объём разработки, чтобы сделать незапланированные задачи.

Заказчик и исполнитель — это не обязательно небольшой бизнес и фрилансер. В компании они могут вместе работать в штате и сидеть в одном офисе. К примеру, заказчиком для системы учёта финансов выступает бухгалтерия, а исполнителем — команда разработки.

Однако не исключена ситуация, когда заказчик не получит результат и потребуется дополнительный бюджет. Чтобы этого не произошло, лучше соблюдать следующие правила:

1. Нужно как можно скорее информировать всех об изменении задачи. Иногда бывает так, что менеджер всё перепридумал во вторник, а команде скажет об этом только на стендапе в следующий понедельник.

2. Исполнителям важно сразу сказать, если они не успевают или сталкиваются с трудностями. Иначе срок сдачи проекта всё равно придется двигать, но уже через стресс для всех.

3. Работу лучше сдавать поэтапно, «отгружая» решение раз в неделю или чаще. Чем сложнее продукт, тем ритмичнее и чаще должны быть «отгрузки».

Time & Materials — для больших постоянно обновляющихся проектов без чёткого ТЗ

В T&M ни заказчик, ни исполнитель не знают, когда будет сделан проект. Они просто договариваются: «Давайте начнём работать завтра, а закончим... ну, когда получится». Иными словами, T&M — гибкая модель, подходящая для проектов с высоким уровнем неопределённости, когда сложно предсказать объём работы и сроки реализации.

C T&M возможен быстрый старт работ. Модель не требует предварительной аналитики. Заказчик может менять задачу в любой момент, приоритизировать, добавлять или удалять фичи. Есть риск, что стоимость реализации неуправляемо вырастет. Но что поделать, с крупными проектами так часто бывает. Не зря стоимость создания нового самолета может вырасти в разы — особенно если такой лайнер никто никогда раньше не делал.

T&M — это то, как часто работают в крупных компаниях, однако от такой модели стараются отойти. Time & Materials «лечится» эджайл-подходом к работе.

Fix Time and Budget, Flex Scope (FFF) — для продуктов, которые нужно вывести на рынок быстро и в рабочем состоянии

В этом подходе фиксируют срок работы и ресурсы, необходимые для проекта, меняется только объём работ. Это значит, что ради общего качества проекта можно отказаться от наименее приоритетных функций. Звучит страшно: проект как будто выйдет недоделанным. Однако главный принцип FFF — сделать то, что возможно успеть. Разработчики говорят: «Дедлайн — как Новый год, подвинуть нельзя. Не успеем купить мандаринов — ну ладно, главное чтобы ёлка была и подарки под ней лежали».

Чтобы успеть вывести проект в срок, разработчики часто «флексят». Например, выпускают сайт без страниц «О компании».

FFF эффективна, когда стадии проектирования бизнес-ценности и реализации проекта частично накладываются во времени друг на друга, а не идут строго последовательно. Подойдёт, чтобы сократить сроки вывода продукта на рынок.
Варвара Лагутина, эксперт в управлении креативными командами

#NoEstimates — для заказчиков, которые используют эджайл-технологии

#NoEstimates исключает любые оценки. Разработчики сконцентрированы на «постоянной отгрузке»: сначала декомпозируют задачи, затем выпускают новые функции в продакшен как можно скорее.

#NoEstimates комфортна для исполнителя и заказчика. Она помогает интегрировать команды заказчика и исполнителя, исключая конфликты вокруг ТЗ. Такой подход подразумевает доверительные или партнёрские отношения между исполнителем и заказчиком. Доверие вырастет, если совместно планировать, проводить ретроспективы и определять приоритеты.

Отказ от оценок позволяет исполнителям самостоятельно определять оптимальный объём ресурсов. В этой модели суммарное время поставки конечного результата проекта может вырасти по сравнению с более строгими вариантами. Возможно, команды увлекутся повышением характеристик, которые не оказывают существенного влияния на ценность для бизнеса. Чтобы управлять этим, проектный менеджер заказчика должен использовать критерии, отличные от времени и бюджета. Например, продуктовые метрики или другие KPI, которые измеряют при поставке новых версий.

Модель подойдёт заказчикам, в командах которых есть специалисты с опытом формирования команд с использованием эджайл-технологий.

Схема работы не должна оставаться неизменной. На разных стадиях проекта заказчик может быть заинтересован в оптимизации по трём возможным направлениям: объём поставки, время и бюджет. Например, на ранней стадии, когда команда заказчика ещё не полностью определила бизнес-ценность, возможны:

— Оптимизация «объёма» или количества проверяемых гипотез за счёт выбора моделей работы, не предъявляющих требований к объёму поставки.
— Оптимизации скорости поставки итераций продукта / этапов проекта за счёт моделей, обеспечивающих максимальную строгость к требованиям и фокусу команды.
Варвара Лагутина, эксперт в управлении креативными командами