Как организовать работу, чтобы всё успевать и не страдать

Записывайте все дела

Когда в компьютере одновременно открыто множество вкладок и программ, он может тормозить и работать неэффективно. Так же и с нашим мозгом.

Согласно исследованию учёных из Гарвардского университета, человек может держать в голове около семи задач одновременно. При этом попытка постоянно удерживать множество дел в краткосрочной памяти истощает клетки нервной системы — мы становимся рассеянными и невнимательными, появляются проблемы со сном и памятью.

Чтобы работать эффективно, из головы нужно выгружать всё, что ворует внимание: мысли о рабочих задачах, бытовых делах, планах на вечер. Попробуйте ежедневно выписывать все задачи в ежедневник, заметки в телефоне или любой таск-менеджер.

Не обязательно сразу группировать их в списки. Просто выписывайте подряд всё, что придёт в голову. Это займёт не больше пяти минут в день, но вы заметите, что соображать стало легче.

Сортируйте задачи по приоритетам

Достичь дзена в плотном графике дел поможет планирование и расстановка приоритетов. Специалист по психологии Брэндон Смит в своём исследовании выяснил, что планирование помогает избавиться от навязчивых мыслей о работе и полноценно отдохнуть после трудового дня.

Чтобы планировать дела, не обязательно придерживаться какой-то сложной системы. Попробуйте просто разделять задачи на «срочные» и «несрочные» — такая сортировка поможет понять, за что браться первым делом.

Если получилось планировать с учётом дедлайнов, добавьте ещё один критерий — «важность». Он поможет тщательнее расставить приоритеты. Например, дело может быть несрочным, но важным: созвониться с коллегами и обсудить план работ по проекту. Критерий «важно» поможет не откладывать дело далеко, а добавить в ближайшее окно в своём расписании.

Чтобы распределить задачи по приоритетам, сначала выпишите их в один список. А затем определите для каждой свой приоритет, состоящий из срочности и важности. Давайте на примере:

1. Добавить кнопку заказа на сайт — «срочно», «важно» (нужно сделать в первую очередь).

2. Согласовать прототип сайта — «не срочно», «важно» (можно отложить на вторую половину дня).

3. Договориться с коллегой о встрече — «не срочно», «не важно» (сделать, если останется время).

Декомпозируйте задачи

Большие задачи кажутся нам неподъёмными и сложными. Мы боимся к ним приступать, потому что непонятно, с чего начать. Но если разбить большую задачу на множество подзадач, она уже не будет казаться такой огромной. Эти маленькие кусочки легко осилить по отдельности.

Такой приём называется декомпозицией: один тяжёлый пакет с продуктами нести гораздо сложнее, чем два пакета поменьше с этими же продуктами в обеих руках.

Чтобы декомпозировать задачу, разбейте её на последовательность шагов. Например, фронтенд-разработчику нужно добавить форму обратной связи на сайт. С первого взгляда задачу можно сделать быстро. А вот что будет, если её декомпозировать:

Шаг 1. Запросить у дизайнера макет формы.

Шаг 2. Договориться с бэкенд-разработчиком о том, как будет выглядеть запрос-ответ сервера.

Шаг 3. Отобразить все элементы формы с помощью HTML и CSS.

Шаг 4. Написать код для обработки данных пользователя и их отправки на сервер.

Получается, что выполнение задачи зависит не только от фронтенд-разработчика, а ещё от скорости работы дизайнера и согласования с бэкендом. Теперь задача не кажется такой большой и сложной. Она разбита на конкретные шаги и понятно, с чего и как начать.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Если хотите повысить концентрацию, попробуйте сделать одно простое действие — уберите телефон с рабочего стола.

По данным учёных из Техасского университета, даже если смартфон просто лежит рядом во время работы, наши когнитивные способности снижаются. Не говоря уже о том, что это отличный способ прокрастинировать, ведь уведомления из чатов — повод оторваться от скучной задачки.

Если убирать телефон в другую комнату не получается, попробуйте хотя бы выключать уведомления. Можно блокировать мессенджеры и соцсети на время работы с помощью специальных приложений, например Stay Focused.

Ещё один раздражитель для нашего мозга — разнообразие предметов на рабочем столе: упаковки от сладостей, разбросанные ручки и блокноты, грязные чашки и «нужные» вещи. Посмотрите на свой стол и подумайте, что действительно необходимо вам для работы, — и скорее всего заметите, что половину можно убрать.

Планируйте регулярный отдых

Отдыхать всё-таки нужно, даже если вы полны энтузиазма и готовы работать по ночам. Последствия работы без отдыха: быстрая утомляемость, снижение концентрации внимания, вспыльчивость, головная боль, отсутствие интереса к работе и любимым хобби.

Не обязательно уходить в длительный отпуск. Чтобы восстанавливать силы, отдыхать нужно по чуть-чуть, но каждый день. Вот как можно это делать.

1. Делайте перерывы во время работы. Если сложно себя контролировать, используйте технику Pomodoro: засеките таймер на 30–40 минут, работайте это время, а после сделайте паузу минут на 10. Цифры могут меняться — опирайтесь на себя.

2. Отдыхайте после работы. Качественный отдых — не всегда медитация или спорт. Если вам хочется посмотреть дурацкое шоу на YouTube, это будет не менее полезной перезагрузкой для мозга.

3. Высыпайтесь. Банальный, но важный совет. Взрослому человеку для продуктивной работы мозга и поддержания здоровья нужно спать 7–8 часов в сутки.

4. Не стоит забывать и про физическую активность. Например, опрос среди госслужащих в Австралии показал, что сотрудники, которые делали зарядку несколько раз в течение дня, испытывали меньше стресса.

Если слово «спорт» вызывает у вас сопротивление, добавьте в своё расписание хотя бы ежедневные прогулки. Чем больше у вас будет поводов пройтись пешком, тем лучше для организма и общего состояния. Например, ходите в магазин не в соседний дом, а прогуляйтесь до того, который в другом квартале.

Иногда даже после отдыха мы чувствуем себя уставшими. Проблема в том, что зачастую отдых воспринимается как очередная задача. Например, мы хотим расслабиться, гуляя по парку, и при этом ставим цель пройти 5 километров.

Отдых не должен быть очередным достижением. Его суть — расслабление. Если решили отдохнуть, не пытайтесь измерить, как эффективно вы провели свободное время.

Резюме

Чтобы всё успевать и при этом не чувствовать себя разбитым, попробуйте добавить в свою жизнь следующие пункты. Не обязательно начинать практиковать их одновременно — это может быть сложно. Попробуйте сначала что-то одно, а потом постепенно добавляйте остальное.

1. Выгружайте дела из головы в ежедневник или планировщик. Не обязательно группировать их в списки. Просто выписывайте всё, что нужно сделать, посмотреть, послушать каждый день. Это освобождает мозг от лишней нагрузки.

2. Расставляйте приоритеты. Разделяйте задачи на «срочные» и «несрочные». Если получается, добавьте критерий «важные» и «не важные». Это поможет понять, за что браться первым делом.

3. Декомпозируйте задачи. Прежде чем делать задачу, разделите её на понятные шаги. Так вы будете понимать, в какой последовательности выполнять задачу и сколько потратите времени.

4. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Убирайте телефон со стола во время работы или выключайте уведомления. А ещё не забывайте удалять мусор и грязную посуду с рабочего места — это тоже отвлекает.

5. Регулярно отдыхайте. Делайте перерывы между задачами в течение дня и расслабляйтесь после работы. Выберите комфортный для вас способ отдохнуть: например, посмотреть видео на YouTube с кружкой чая — ничем не хуже, чем медитация.