Как менеджер проектов из Яндекса создал «второй мозг»

Как ты понял, что тебе нужен «второй мозг»?

Это произошло в три этапа. Сначала я увидел статью на Яндекс Кью, где расписывали общие принципы продуктивности. Там же была ссылка на книгу Дэвида Аллена Getting Things Done, или «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», где давали советы по структурированию расписания и информации в своей жизни. Я задумался.

Потом случилась пандемия и карантин. Когда 100% времени находишься дома, контекст размывается: ты перестаёшь понимать, где в четырёх стенах заканчивается работа, а где начинается отдых и личное время. В тот момент мне попалась книга Райдера Кэрролла Bullet Journal. И она не про то, как вести стильный блокнот.

Там поднимается идея, что с потоком информации, который на нас обрушивается, нужно что-то делать: какую-то часть пропускать мимо себя, а другую, наоборот, фиксировать. Автор объясняет, почему это важно, — и для меня это стало вторым этапом.

«Мы перегружены нескончаемым потоком информации и чувствуем себя перевозбуждёнными и неспокойными, перегруженными, но недовольными, сосредоточенными, но опустошёнными».
Райдер Кэрролл

Третий этап случился, когда я познакомился с методом PARA от Тьяго Форте: Projects, Areas, Resources, Archive — Проекты, Сферы жизни, Ресурсы, Архив. Это готовая система хранения и управления информацией. С такими разделами можно организовать внешний, или, как его ещё называют, второй мозг. Этот метод хорошо сопоставляется с идеями книги Bullet Journal.

Сейчас я работаю в проектном офисе Яндекс Рекламы. Особенность этой работы в том, что здесь нет фиксированного списка проектов или повторяющихся задач: приоритеты и контекст часто меняются. В таких условиях крайне важно уметь оркестровать входящую информацию: не упустить новые данные, которые продвинут проект, и хранить их там, где до них легко дотянуться. И «второй мозг» стал мне в этом главным помощником.

Круто, а какие инструменты ты используешь?

Основная задача инструмента — помочь мне управлять своим вниманием. Это важнейший ресурс для достижения жизненных целей, и он сильно ограничен.

В первую очередь я выбрал место для хранения: у нас одна голова — и «второй мозг» тоже должен быть один. Кто-то использует телеграм-канал, но систематизировать там сложно. В канале нет продвинутого поиска и фильтров, поэтому магии может не случиться.

Преимущество «второго мозга» в том, что его можно создать почти в любом приложении или сервисе. Подойдут даже заметки в телефоне. Главное, чтобы структура четырёх разделов PARA. совпадала в папках на компьютере или в облаке и в выбранном приложении. Создаёшь четыре папки, в них размещаешь заметки, ссылки на другие ресурсы. И всё работает.

Я начинал с Evernote, но сейчас перешёл на Notion, так как он более гибкий. Важно, чтобы было удобно искать информацию и заходить в приложение с разных устройств. В этом плане мобильная версия Notion не идеальна, но меня выручает, что почти весь день у меня под рукой ноутбук.

Какую структуру ты используешь?

Мой «второй мозг» состоит из следующих разделов:

• проекты — то, что имеет срок окончания и конкретную цель;

• направления — сферы, которые важно всегда поддерживать на определённом уровне, например финансы, здоровье;

• ресурсы — библиотека знаний;

• архив, где лежит неактуальная информация и выполненные задачи.

Я храню всё в одном приложении: рабочие и личные задачи, информацию. Ещё я использую фильтры, чтобы отделить рабочую сферу. Например, в название рабочих проектов и направлений я добавляю «Яндекс», а после ищу по критерию «содержится ли это слово в названии».

На работе есть другие инструменты, например Jira. Но эти системы завязаны не только на меня, они не адаптируются под мои задачи. Конечно, иногда утомляет всё дублировать. Что-то я не заношу, особенно если день важный. Но при случае я синхронизирую информацию: например, в конце дня или недели.

Ого, а как ты выбираешь, какую информацию вносить, а какую — нет?

Иногда я понимаю, что нет времени вносить что-то в базу. Тогда я складываю эту информацию в избранное в «Телеграме», а в конце дня переношу во «второй мозг».

Если мы говорим о справочнике (Resources), то я переношу информацию, которую не хотел бы потерять: это простой, но рабочий критерий. Кто-то посоветовал кофейню в Сочи, а вот статья о том, где купить ёлку в Москве, — всё отправляется в базу. Это помогает мне не переживать, что какая-то приглянувшаяся информация пропадёт с концами. Мне нравится представлять заметки как некий сад, который разрастается каждый раз, когда я добавляю новый кусок информации по интересующей теме.

В организации задач тоже есть принцип: если могу сделать таск прямо сейчас и забыть о нём, то я не буду создавать отдельную запись. Если задача занимает время или потенциально может стать частью чего-то большего — смело кладу её во «второй мозг».

Уезжая в отпуск, я продолжаю использовать свою систему. Она и в этот момент управляет моим фокусом. В отпуске мой «второй мозг» не покажет мне рабочие задачи, но напомнит, что я хотел сделать в свободное время: сходить на йогу, посетить достопримечательности в новом городе, увидеться с друзьями. И только когда я вернусь в офис, увижу задачу «отправить email коллеге».

Во «второй мозг» можно загружать информацию о книгах, фильмах и другом контенте, с которым ты столкнулся. Какие-то интересные мысли, хайлайты. Я, честно говоря, пока не подошёл к этому, это требует времени. Мне близка идея не конспектирования, а скорее фиксации мыслей, которые возникли после просмотра или прочтения, или же тезисов, которые я могу применить в жизни. Возможно, этот способ я со временем донастрою под себя.

Звучит логично! А как ты поддерживаешь структуру?

Я считаю, что не нужно наводить порядок ради порядка. Достаточно определить гигиенический минимум, который несложно поддерживать. Достигнуть идеального порядка в системе всё равно не получится.

У меня есть правило: когда наступил новый день, все задачи из предыдущего или выполнены, или перенесены на будущую дату. Это нужно, чтобы не пересматривать записи прошлых дней в поиске важных несделанных задач. Так я понимаю, что ничего не забуду: задачи, перенесённые вперёд, напомнят о себе в определённый день.

В справочнике у меня ещё меньше правил для порядка: главное — отнести заметку к какой-либо теме. И даже если я неточно её выбрал, я всегда могу использовать поиск, чтобы найти нужное. Когда я обращаюсь к заметке ещё раз, я проверяю, не нужно ли обновить её классификацию.

Один из главных принципов управления вниманием в условиях огромного количества входящей информации — учитывать контексты. Если на работе у меня перед глазами будет маячить заметка «купить молока», я едва ли сконцентрируюсь на своих проектах. Здесь мне помогает фильтр «рабочие/нерабочие задачи».

Таких контекстов у нас много, их необходимо учитывать каждый раз, когда мы хотим обратиться к своей информации. Например, информация важна:

• где — дома или на работе;

• когда — сегодня или завтра;

• с кем — при встрече с одноклассниками или коллегами по стажировке;

• о чём — по Проекту или Сфере жизни.

Как эта система помогает тебе в жизни?

Главная идея «второго мозга» — разгрузить биологический мозг. Если вы держите в голове то, что сейчас вам не нужно, то вы напрягаетесь. «Второй мозг» позволяет не переживать, что ты что-то пропустишь. Если это задача, то она сама появится перед глазами в нужный момент, если важное знание — оно всегда лежит в ресурсах.

Преимущество «второго мозга» в том, что это не только хранилище, но и отличный планировщик задач. При правильной настройке он подсказывает, что нужно сделать прямо сейчас, сегодня или на этой неделе. Все задачки в моей системе отмечены датой выполнения. При этом есть вкладка, где автоматически отображаются задачи только на сегодняшнюю дату. Достаточно одного клика, чтобы получить готовый план на день.

Наконец, ещё одна функция — рефлексия того, на что уходит мой фокус и время. Иногда я смотрю на прошедший месяц и вижу: у меня было 80 рабочих задач и 20 нерабочих. По одним сферам жизни я сделал много, а по другим — ничего. Это заставляет задуматься, так ли я хочу проводить свою жизнь, совпадает ли это с моими целями, желаниями и интересами.

Например, в этом квартале мы раз в две недели общаемся с международными экспертами по теме электронной коммерции. Каждый раз я мог бы заново садиться писать вопросы и пытаться вспомнить, что полезного мы обсудили в прошлый раз. «Второй мозг» помогает мне легко найти все прошедшие интервью, быстро вникнуть в полученные выводы и с максимальной пользой подготовиться к новому обсуждению.

«Второй мозг» — очень мощный инструмент, чтобы посмотреть на свою жизнь с высоты птичьего полёта. И в направлении этой практики мне ещё есть куда расти.

С чего начать создание «второго мозга»?

Создайте четыре папки — в приложении заметок плюс на ноутбуке или облачном диске:

• «Проекты».

• «Сферы жизни».

• «Ресурсы».

• «Архив».

Переместите свои текущие файлы в папку «Архив_[сегодняшняя дата]» и перенесите эту папку в «Архив» из п. 1.

Сформулируйте списки «Проектов» и «Сфер жизни» — то, что у вас на радаре приоритетов здесь и сейчас. «Ресурсы» и «Архив» можно оставить без наведения порядка.

Создайте папки под каждый текущий проект и перенесите их в папку «Проекты».

Всю входящую информацию теперь заносите в одну из категорий.

Оттачивайте и настраивайте систему так, чтобы было удобно вам. Раз в неделю или месяц проверяйте, что папки на компьютере и в заметках совпадают.

Спасибо! Что посоветуешь почитать по теме?

• Обзорная статья от Тьяго Форте, автора концепции.

• Райдер Кэрролл, «Bullet Journal метод. Переосмысли прошлое, упорядочи настоящее, спроектируй будущее».

• Даниэль Канеман, «Думай медленно... Решай быстро».

• Яна Сергиевская, «Зачем я разбирала архив блокнотов за 10 лет: экзистенциальная сторона менеджмента знаний&raquo.